Projekt Fælles Front mod Sygefraværet

"Vi har fået nedbragt vore sygefravær, men vi vil gerne have det endnu længere ned, men hvordan? Kan vi gøre noget anderledes i forhold til gennemsigtighed? Kan ledergruppen gøre noget andet?” Der var mange åbne spørgsmål til Center for Handicap’s Kick Off arrangement i forbindelse med projektet ”Fælles front mod sygefravær”.

På dagen blev projektet gennemgået af projektets 3 eksterne konsulenter fra virksomheden ”På Tværs”. Hele projektets udgangspunkt handler om, at man har fokus på fraværet, hvor man arbejder ud fra problemstillingen som et kulturelt fænomen.
Flere undersøgelser viser nemlig, at en arbejdskultur med åbenhed og dialog omkring sygefravær har betydning for, om sygefraværet er højt eller lavt i en organisation og på den baggrund er der et stort fokus på arbejdskulturen.

For at blive klogere på den del, vil man gøre brug af observation som metode, hvor man vil anvende tilgangen Bottom Up, hvor grundtanken er medarbejderinvolvering. Man vil ligeledes være optaget af sygefraværssamtalen samt ledersparring gennem projektet.

Som afslutning på dagens program, blev de fremmødte inddelt i forskellige grupper, hvor temaet var: Dialog omkring sygefravær. For hvordan italesætter vi fravær? Taler vi hinanden hjem? Omtaler vi sygefraværet med mistillid?

Projektet er skudt i gang, og ved Kick Off arrangementet blev der allerede tilført en masse gode tanker og ideer til projektet. En spændende proces, som vi kommer til at følge de næste par år.

I denne video kan du få et hurtigt indblik i projektet Fælles front mod sygefravær, dets formål, fokus, metoder og hvem der deltager. Endeligt kan du høre hvordan erfaringer i dette projekt, kan være relevante for andre organisationer og arbejdspladser.

For at finde frem til den bedste indsats og håndtering vil der i projektet blive kigget på sygefraværet som et kulturelt fænomen, hvilket betyder inddragelse af alle led i organisationen. Det sker ved hjælp af eksterne konsulenter, som også stod for kick off arrangementet i maj måned.

Projektets aktiviteter, og udfoldelse af dem, tager udgangspunkt i aktionslæringsteori, som betyder at læring sker i, og af-, praksis. Læringen tager udgangspunkt i det daglige arbejde og medfører små forandringer undervejs. Indtil videre har projektet primært drejet sig om forberedelse af selve aktiviteterne. Nu skal aktiviteterne skydes i gang og første sten i Center for Handicaps koordinerende sygefraværsindsats lægges.

Første skridt på vejen er, at konsulenterne skal have indsigt i Center for Handicap, observere mønstre i dagligdagen, høre medarbejdernes betragtninger og observere ledernes håndtering af sygefraværssamtaler. Teamledere og medarbejdere er derfor i gang i husene med at tage i mod konsulenterne og klæde dem godt på, til det videre arbejde i projektet.

Næste skridt

Erfaringerne og analyserne af de første observationer og interviews, fører frem til en Præsentations- og handleplansworkshop i slutningen af september måned. Workshoppen har medarbejdernes perspektiv i fokus og er med deltagelse af teamleder, medarbejderrepræsentant, AMR og TR fra de deltagende tilbud.

Sideløbende modtager teamlederne ledelsessparring på observationer af sygefraværssamtaler, fra konsulenterne. Der er løbende kompetenceudvikling af teamlederne i projektet, også for hvordan ledelse i Center for Handicap kan benytte sygefraværsdata som hjælp til god sygefraværshåndtering. På en heldagsworkshop i slutningen af september vil ledelsesgruppen, medarbejderrepræsentanter, AMR og TR blive præsenteret af konsulenternes analyse af Center for Handicaps nuværende data og sygefraværspolitik.

Projektet begynder nu rigtig at tage form og konsulenter, medarbejdere og teamledere i former i samarbejde vejen frem for Center for Handicaps sygefraværsindsats.

Projekt Fælles front mod sygefraværs aktiviteter har i 1. projekt år omhandlet observationer, data, interviews, analyser, drøftelse af temaer for det videre arbejde og fastlæggelse af handleplaner. Både i botilbuddene og tværgående i organisationen har fokus været på at finde frem til forandringer, som kan gøre en forskel netop dér hvor arbejdet skal foregå.

Eksterne konsulenter har givet indblik i observationer og analyser, som betyder at organisationen har fået øjnene op for områder der kan udvikles på. De områder konsulenterne har præsenteret omhandler 4 temaer, som alle har stor betydning for både kultur og fravær. Temaerne er Scence of Meaning, Scence of Belonging, Ledelse og Personlig Udvikling. Budskabet har blandt andet været, at små forandringer i det vi gør til daglig, bidrager til et tættere fællesskab, højnelse af fagligheden, at gøre kerneopgaven motivationsskabende og en oplevelse af tydelig retning for den enkelte. En del af arbejdet har derfor også været, at gå et spadestik dybere ned i måder at arbejde på, samarbejde på, i kulturen og de rutiner der omgiver os.

Fra analyse til små forandringer i botilbud

Med konsulenternes analyse og præsentation af de 4 temaer, har medarbejderne i botilbuddene lagt sig fast på handleplaner for netop deres arbejdsplads. Valget er truffet ud fra hvad analysen har peget på og hvad personalegruppen formoder kan gøre en forskel i deres arbejde.

Botilbuddene har lagt sig fast på konkrete tiltag og forandringer, som bidrager til et eller flere af de 4 temaer. I et botilbud pegede observationer og analyse på, at indretningen i fællesrummet i botilbuddet, benyttes både som aktivitetsrum, stue, kontor og generelt et sted hvor mange forskellige typer af opgaver løses. Både de nære relationelle situationer med borgerne, men også opgaver såsom indkaldelse af vikarer, drøftelser mellem kolleger, arbejde på pc, spisning mv. Temaet Scence of Meaning for botilbuddet pegede blandt andet på, at man kunne højne motivationen hos medarbejderne ved give mere plads til fagligheden i det daglige og sikre rammer til at fokusere på det relationelle arbejde med borgerne. Botilbuddet har derfor lagt sig fast på at indrette rummet anderledes, så det fremadrettet kan opdeles og give mere plads til det relationelle arbejde med borgerne. Det betyder, at der skal findes løsninger andre steder i huset, så det er muligt at udføre de andre typer af opgaver uden at forstyrre borgerne i rummet.

Projektets første år er nu ved at være løbet og Center for Handicap ser tilbage på et år som er gået med at skabe fundamentet for forandringer, der gør nytte i det daglige. De konkrete tiltag viser, at projektet ikke kun drejer sig om data, procedurer og håndtering af fravær. Det handler i lige så høj grad om forebyggelse af fravær ved at sikre og fastholde et positivt arbejdsmiljø og et fagligt fællesskab. I andet projekt år vil flere konkrete tiltag og videndeling på tværs af organisationen blive gennemført, ligesom de tværfaglige emner som ledelse, HR procedure, databrug og sygefraværshåndtering også medfører nye metoder og tiltag.

Forandringerne som følge af projektet er altså allerede i fuld gang og dermed har projektet allerede halvvejs haft positiv effekt på organisationen.

Projekt Fælles front mod sygefravær kaster en del nye produkter og materialer af sig, til brug for det videre arbejde i Center for Handicap med at nedbringe sygefraværet.

Blandt andet er der i projektet produceret 3 kulturfilm, til brug for videndeling til både medarbejdere, ledere og nyansatte omkring sygefraværshåndtering i Center for Handicap. Videoerne fokuserer på, hvorfor det er vigtigt at have øje for kulturen omkring sygefravær og hvordan man kan lave små ændringer i praksis, som kan medføre store forandringer i trivsel og faglighed.

Ledergruppen i Center for Handicap udarbejder, i fællesskab med konsulenter, redskaber til en gennemsigtig og overskuelig sygefraværshåndtering, med udgangspunkt i sygefraværspolitikken i Lolland Kommune. Redskaberne har det formål, at den enkelte teamleder hurtigt kan orientere sig i de forskellige typer af samtaler i sygefraværshåndteringen, at ledergruppen har en ensrettet håndtering af sygefravær og at der er gennemsigtighed for medarbejderne. Tryghed og viden om forløbet i sygefraværshåndtering er essentielt for den gode dialog mellem leder og medarbejder, hvilket de forskellige redskaber skal understøtte.

Sygefraværskoordinationsgruppen udvikler og afprøver sideløbende prøvehandlinger indenfor hhv. Sense of meaning, sense of belonging og Competence. Prøvehandling inden for Sense of meaning og Competence har det formål, at alle medarbejdere og fagligheder i Center for Handicap er bevidste om, hvordan de bringer deres kompetencer og faglighed i spil i løsningen af kerneopgaven. Prøvehandling indenfor sense of belonging har det formål, at procedurer og arbejdsgange indenfor sygefravær er tydelige for alle dele af organisationen, for at styrke oplevelsen af at individet er en del af et samlet hele, uanset sygefravær.

Sammenlagt bidrager de mange spor i projektet til at sikre en ensartet og gennemsigtig sygefraværshåndtering, ligesom der sker konkrete ændringer i praksis til gavn for det gode arbejdsmiljø og trivslen.

Center for Handicap har vi nu gennem 2 år arbejdet med at nedbringe sygefraværet gennem projektet ”Fælles front mod sygefravær”, som er finansieret med midler fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering. Den 30. januar 2024 afholdte vi i Center for Handicap Kick out arrangement med det formål at få videreformidlet den røde tråd i de mange spor og få skabt dialog om, hvordan vi sikrer forankring fremadrettet. Til arrangementet deltog både ledelsesrepræsentanter, sektorrepræsentanter, AMR, TR, MED udvalg, TRIO, koordinerende pædagoger, sygefraværskoordinationsgruppen, HR og jobcenter. Derfor bød dagen på masser af muligheder, for at få talt på tværs og få forskellige perspektiver ind i dialogen. For her ved projektets afslutning, er der masser at indgå i dialog om. For eksempel, hvordan får vi grebet de værktøjer vi har fået i projektet? Hvordan sikrer vi, at de bliver brugt og kommer ud at leve? Hvordan får vi skabt gennemsigtighed og kendskab i hele organisationen, om resultaterne af projektet og det vi fremadrettet skal bruge dem til?

Der har ligget et stort arbejde i projektperioden, og der ligger et stort arbejde forude, for at fastholde fokus på at nedbringe fraværet. Men arbejdet betaler sig. Budskabet på Kick out var også, at det nytter. Igennem projektperioden er det lykkedes at nedbringe fraværet i Center for Handicap, så det gennemsnitligt er faldet med næsten 3 % fra projektstart til projektslut. Inden projektperioden lå Center for Handicaps sygefravær 3,5 % højere end gennemsnittet i Lolland Kommune. Ved kick out er fraværet kun 0,3 % højere. Det er lykkedes os at nå måltallet for projektet, hvilket på sigt kan betyde en besparelse i vikarbudget, flere medarbejdere på arbejde og mere kvalitet i løsningen af kerneopgaven. Ved hjælp af de mange gode værktøjer, samarbejder og fokusområder vi har opnået i projektet, har vi et godt afsæt for at fortsætte den udvikling.

Selvom projektet slutter, så fortsætter arbejdet. Nu skal værktøjerne implementeres, de udviklede film skal anvendes og data skal bruges i dialog, i organisationen. Som du kan høre i filmen her, er sygefravær et fælles ansvar. Og projektet viser os, at når det fælles ansvar løftes, så opnår vi også fælles resultater.